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ERA digitalisiert und automatisiert zentrale Belegprozesse Internationale Spedition setzt auf obwyse Enterprise

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Bielefeld / Stuttgart (ots|wro) - Obgleich bereits im Jahr 2019 gestartet, bekam das Projekt im Rahmen der Covid-Pan-demie und der damit verbundenen Notwendigkeit von digitalen Abläufen, um beispielsweise das Arbeiten im Home-office zu erleichtern, eine noch stärkere Dynamik. Inzwischen steht die vierte Projektphase kurz vor ihrem Abschluss; weitere Folgeprojekte sind in Planung.

Logistikunternehmen ERA aus Kornwest-heim löst papiergebundene Rechnungs- und Verwaltungsprozessen ab- Bild: ERA 

Für das mittelständische Traditionsunternehmen mit 150 Mitarbeitern und Sitz in der eu-ropäischen Metropolregion Stuttgart bestand mit der Abkündigung des bisher eingesetz-ten Archiv-Systems ein akuter Anlass zur Neuauswahl. „Bei uns steht die logistische Kern-kompetenz und die Zufriedenheit unserer Kunden ganz klar im Mittelpunkt. Die Unter-stützung dieser Kernprozesse durch ein leistungsfähiges digitales Belegwesen ist dabei heute unerlässlich. Daher war es wichtig für uns, einen verlässlichen Dienstleister für die digitalen Belegprozesse zu finden. Überzeugt hat uns einerseits, dass obwyse eine Lösung ist, die unseren hohen Ansprüchen an die sichere Verwaltung unserer Ges-chäftsbelege entspricht, da sie in Deutschland entwickelt und betrieben wird – andererseits hat uns die hohe Anpassungsfähigkeit des Produktes überzeugt, die eine problemlose Integration unserer operativen Geschäftsanwendungen ermöglicht“, wie Rolf Kuchenbeiser, Geschäft-führer der ERA Internationale Spedition GmbH, erklärt. „Insbesondere angesichts der im-mer noch anhaltenden Pandemiesituation wird ein barrierefreies, papierloses und orts-unabhängiges Arbeiten immer relevanter. Da obwyse eine reine Cloud-Plattform ist, haben unsere Mitarbeiter nun von überall und mit jedem mobilen Endgerät flexiblen Zugang zu unseren Geschäftsbelegen.“

In einer ersten Projektphase wurde obwyse Enterprise als unternehmensweiter Archiv-speicher für Sendungs- und Abrechnungsbelege eingeführt und damit gleichzeitig eine Grundlage für die spätere Etablierung von Workflow-Funktionen geschaffen.

Daran anschließend folgte die Einrichtung des elektronischen Workflows für die Bearbei-tung und Freigabe von Frachtrechnungen mit tiefer Integration des bei ERA etablierten Transport-Management-Systems (TMS).

Alle elektronisch und über den Postweg eingehenden Rechnungen der eingesetzten Fuhr-unternehmer werden im ersten Schritt in obwyse erfasst und rechtssicher konsolidiert. Anschließend werden die ausgelesenen Rechnungsdaten inkl. Belegzugriff automatisch zur Weiterverarbeitung und Kundenabrechnung an das TMS übergeben.

Im dritten Projektschritt wurde obwyse im Hause ERA um den elektronischen Rechnungs-versand mit kundenspezifischer Beilagensteuerung erweitert. Im TMS erzeugte Ausgangs-rechnungen werden an die Plattform übergeben und kundenspezifisch um abrechnungs-relevante Beilagen aus dem Archiv ergänzt (z.B. Lieferscheine, Rechnungsspezifikationen für Sammelrechnungen etc.) und über den gewünschten Ausgangskanal versendet.

Aktuell steht die Einführung eines Kostenrechnungsworkflows mit Anbindung der FiBu-Lösung Diamant/4 sowie obwyse Data Capture für die Extraktion der Rechnungsdaten kurz vor dem Abschluss: Rechnungen werden beim Import in o-wyse automatisch ausge-lesen; weitere Bearbeitungsschritte wie Vorkontierung, Rechnungsprüfung und -freigabe können direkt über den integrierten Workflow vorgenommen, Dateien unkompliziert ex-portiert und in das Finanzbuchhal-tungssystem übernommen werden.

Weitere Informationen zu obwyse finden Sie unter www.obwyse.com  und zur ERA unter https://www.era.de /.